Лучшие практики работы с агентами

Для построения успешных отношений с рекрутинговыми агентствами их следует активно вовлекать в свою деятельность, регулярно обучать и поддерживать. Учебные заведения совершают одну и ту же ошибку, полагая, что комиссионное вознаграждение является основным приоритетом консультанта. Несмотря на то, что финансовый аспект играет важную роль в отношениях вуз-агент, он не является основополагающим. Главная забота агента состоит в том, чтобы между ним и вузом были налажены бесперебойные коммуникации, в рамках которых был бы организован эффективный рабочий процесс и надежная поддержка, оказываемая как агенту, так и студенту на всех этапах поступления. Поэтому вузы, демонстрирующие должный уровень поддержки своих партнеров, значительно увеличивают свои шансы организовать набор студентов по этому каналу.

Повернитесь лицом к агентам
Проводя тренинги для агентов, образовательные учреждения тратят основную часть времени на рассказ о своих программах, стоимости обучения и вариантах размещения студентов. Все это, безусловно, очень важно, но не менее важно представить агентам ваших сотрудников, работающих в приемной комиссии, службе поддержки и размещения студентов. Убедитесь, что агенты знают людей, которые будут помогать им на протяжении всего периода сотрудничества, по имени и в лицо. Включите их фотографии в свои справочные материалы.

Обучайте и вовлекайте всех сотрудников
Объясните сотрудникам всех учебных подразделений, приемной комиссии и международного отдела, что от них ожидают активного взаимодействия с агентами и форму, в которой это должно происходить. Объясните им важность открытых и быстрых коммуникаций.

Рассматривайте агентов как продолжение своей команды
Дайте им инструменты для достижения успеха и обеспечьте необходимую поддержку. Как и в любой командной работе, ключевым фактором при этом являются доверительные и бесперебойные коммуникации.

Сотрудничайте на личном уровне
Попробуйте наладить личные отношения с агентами, включая разговоры о текущих делах и о семье. По словам одного опытного рекрутера, агенты направляют студентов в те учебные заведения, которые им нравятся и с которыми им комфортно общаться. Если они знают вас и доверяют вам, то с большей степенью вероятности, будут направлять вам студентов.
Агенты несут ответственность перед студентами и их семьями за то, какой опыт приобретут учащиеся в вашем вузе. Они с уверенностью предложат клиентам ваше учебное заведение, зная, что об их студентах там будут заботиться и те получат положительные впечатления. Вы должны стать таким учебным заведением — располагающим к себе и выстраивающим доверительные отношения с агентами. А это невозможно сделать в рамках «диванного» рекрутинга.

Проводите обучение в очном формате
Проводите тренинги для всех сотрудников агентства, в первую очередь для непосредственно работающих со студентами консультантов, а не только для руководства, чтобы они знали, как представить ваш вуз наилучшим образом.

Оперативно отвечайте на запросы агентов
Помните, что к агентам обращаются студенты и их семьи для получения ответов по вопросам образования за рубежом. Если вы не предоставляете своевременных ответов на запросы агентов, то, возможно, ваши конкуренты поступают именно так. Используйте все инструменты для общения с агентами, такие как WhatsApp, Line и WeChat, и будьте на связи максимальное количество времени.

Маркетинговые материалы
Подготовьте справочник агента, который будет содержать контактную информацию по различным вопросам, описание академических и дополнительных программ, варианты проживания, подробности по вопросам поддержки студентов и порядок оплаты обучения. Регулярно обновляйте маркетинговые материалы, подготовленные для агентов, и, по возможности, подготовьте их на языке страны агента.

«Диванный» рекрутинг студентов неэффективен
Выдвигайтесь в путь. Отправляйтесь к своим агентам, обучайте их и лично общайтесь с потенциальными студентами. Не пренебрегайте неформальным общением. Приглашайте агентов на обед или на ужин, пытайтесь узнать их получше.

Прислушивайтесь к своим агентам
Агенты могут быть источником ценной маркетинговой информации. Спрашивайте их о том, что они думают о разработке той или иной программы, наиболее востребованных курсах, и о том, как обеспечить эффективное присутствие вуза на их рынке.

Будьте на связи
Постоянно повышайте приоритетность вашего вуза, помещая информацию о нем в поле внимания агентов: регулярно отправляйте им рассылки, ссылки на интересные видеоматериалы, электронные письма и другие новостные уведомления. Используйте все подходящие каналы связи: электронную почту, социальные сети, мобильные приложения и телефон. Один рекрутер с богатым опытом поделился тем, что его сотрудники ежедневно связывались с ключевыми агентами через Skype, чтобы как минимум поприветствовать их. По его словам, такая ежедневная рутина оказалась эффективной для выстраивания плодотворных отношений с агентами.