«Удаленка» как новая форма жизни в пост-ковидную эпоху и во время нее
Мы предлагаем читателям обсудить чрезвычайно острую для всех HR-ов тему — работу коллектива на «удаленке», ставшую особенно актуальной в период пандемии ковида. 2020 год был тяжелым для всех участников бизнес-сообщества — кто-то потерял работу, а кто-то и бизнес. Многие международные компании, внешне устойчивые, не стали исключением — Debenhams, Virgin Australia, Flybe и другие. Более гибким и находчивым удалось сохранить бизнес в условиях нестабильного рынка, адаптируясь к новым «правилам игры», меняя привычные устои, переводя традиционные процессы в «сеть».
В условиях новой реальности и новой нормы, перед HR-департаментами компаний встал насущный вопрос — как перевести сотрудников на дистанционный формат работы, не потеряв при этом эффективность их работы?
Предстояло продумать каждый шаг, начиная с организации рабочих мест в домашних условиях и заканчивая психологической поддержкой.
Психологический фактор
Большой проблемой для HR стал психологический фактор. У людей полностью поломался привычный ритм жизни, они стали затворниками в собственных домах. Для большинства сотрудников новый формат работы был непонятен и непривычен. От них требовалась еще большая самоорганизация и самоконтроль, чем ранее. Неизвестность усугубляла ситуацию, появился страх потерять работу, а за всем этим следовала депрессия. Решением данной проблемы для многих компаний стала правильная организация коммуникаций.
В арсенале крупных организаций появились следующие инструменты для поддержания коммуникации с сотрудниками в дистанционном формате:
Еженедельные официальные онлайн-встречи. К ним можно отнести как индивидуальные звонки, так и совместные онлайн-конференции. В ходе встреч обсуждались текущие задачи сотрудников, отделов, промежуточные итоги и давалась обратная связь по результатам работы. Данный инструмент помог структурировать и адаптировать рабочие процессы в новых реалиях, поддержать командный дух и рабочий тонус сотрудников.
Своевременная информация о текущей ситуации в компании от первого лица в формате официальных писем. В таких письмах должны быть затронуты наиболее важные на данный момент темы — направление развития компании в период пандемии, цели и задачи антикризисного менеджмента в краткосрочной и долгосрочной перспективе, планируемые изменения и реформы. Важно не только проинформировать сотрудников о грядущих изменениях в компании, но и укрепить их командный дух, рассказать, насколько они важны компании в такой непростой период, что только совместными усилиями компания может пережить сложившуюся ситуацию, и даже — стать лучше. Такой подход к информированию сотрудников снижает процент неопределенности, вероятность возникновения сплетен, культивирования негатива, повышает лояльность сотрудников и авторитет руководителя и компании в целом.
Проведение онлайн-тренингов и вебинаров. Работая в дистанционном режиме, не стоит забывать о развитии сотрудников. Зачастую, в процессе работы в режиме офлайн тема обучения и повышения квалификации откладывалась в «нижний ящик». Само обучение часто было сокращенным, поскольку всегда находились важные и срочные задачи, требовавшие немедленного решения. В период пандемии у большинства людей появилось много свободного времени, которое работодатель мог использовать в созидательных целях, направив его на развитие сотрудников. В мире существует множество методов и платформ для онлайн-обучения. Одни компании предоставляют для своих сотрудников доступ к сторонним обучающим онлайн-платформам, другие организовывают интерактивные онлайн-тренинги, третьи — самостоятельно записывают на тематические вебинары. Многие крупные организации привлекают сторонние компании для повышения квалификации сотрудников.
Неформальные встречи. В период пандемии не только работа, но и досуг перешел в онлайн-формат. В новой реальности у прогрессивной молодежи все большую популярность набирают онлайн-корпоративы, интерактивные игры, совместные занятия йогой и спортом. Данные мероприятия помогают поддерживать командный дух и физическую форму в относительном балансе.
Помощь потерявшим работу. Если в процессе реформации компания вынуждена прибегнуть к сокращению рабочих мест, важно предоставить сотрудникам возможность найти другую работу. Это может проявиться в помощи по составлению и размещению резюме, консультации, рекомендации от руководителя и другим направлениям.
Интересный факт
Ведущая мультиформатная компания розничной торговли X5 Retail Group на российском рынке предоставляла временное трудоустройство сотрудникам из сферы торговли одеждой, заключая с ними срочные контракты.
Онлайн-платформы. Опыт реализаций от ведущих компаний российского рынка
Хочется отдельно выделить онлайн-платформы. В режиме дистанционной работы они используются практически во всех рабочих процессах — для контроля рабочего времени, коммуникации, обмена файлами, обучения и реализации других процессов.
Некоторые компании использовали наиболее агрессивный способ контроля — специальное программное обеспечение, которое фиксирует действия удалённого работника. С помощью программ компания знала, работает ли сотрудник в течение установленного времени, какие сайты посещает, что именно делает в данный момент времени.
Источниками коммуникации между сотрудниками оставался привычный для нас офисный пакет: Outlook, Microsoft Teams, Zoom, Skype, но начали активнее использовать социальные сети: WhatsApp, Telegram, Viber, Discord, Slack. Для обмена файлами — «Google Диск», Box, Dropbox.
Статистика по работоспособности на дистанционной занятости
В целом люди, которые привыкли работать удаленно, часто вовсе не могут представить себе иной формат работы. По опросу, проведенному на российском рынке онлайн-платформой Webinar Group, более половины сотрудников малых предприятий заявили, что они предпочтут сокращение заработной платы возвращению в офис. Международный опыт показывает, что удалённые работники более продуктивны.
Например, крупнейшее в Китае туристическое агентство Ctrip провело исследование, которое показало, что эффективность работы сотрудников компании повысилась на 13% после их перехода на удалённый формат. В качестве ключевых причин были названы увеличение продолжительности рабочего дня, меньшее число перерывов и больничных, а также — более спокойная и комфортная рабочая обстановка.
В условиях новой реальности и новой нормы, перед HR-департаментами компаний встал насущный вопрос — как перевести сотрудников на дистанционный формат работы, не потеряв при этом эффективность их работы?
Предстояло продумать каждый шаг, начиная с организации рабочих мест в домашних условиях и заканчивая психологической поддержкой.
Психологический фактор
Большой проблемой для HR стал психологический фактор. У людей полностью поломался привычный ритм жизни, они стали затворниками в собственных домах. Для большинства сотрудников новый формат работы был непонятен и непривычен. От них требовалась еще большая самоорганизация и самоконтроль, чем ранее. Неизвестность усугубляла ситуацию, появился страх потерять работу, а за всем этим следовала депрессия. Решением данной проблемы для многих компаний стала правильная организация коммуникаций.
В арсенале крупных организаций появились следующие инструменты для поддержания коммуникации с сотрудниками в дистанционном формате:
Еженедельные официальные онлайн-встречи. К ним можно отнести как индивидуальные звонки, так и совместные онлайн-конференции. В ходе встреч обсуждались текущие задачи сотрудников, отделов, промежуточные итоги и давалась обратная связь по результатам работы. Данный инструмент помог структурировать и адаптировать рабочие процессы в новых реалиях, поддержать командный дух и рабочий тонус сотрудников.
Своевременная информация о текущей ситуации в компании от первого лица в формате официальных писем. В таких письмах должны быть затронуты наиболее важные на данный момент темы — направление развития компании в период пандемии, цели и задачи антикризисного менеджмента в краткосрочной и долгосрочной перспективе, планируемые изменения и реформы. Важно не только проинформировать сотрудников о грядущих изменениях в компании, но и укрепить их командный дух, рассказать, насколько они важны компании в такой непростой период, что только совместными усилиями компания может пережить сложившуюся ситуацию, и даже — стать лучше. Такой подход к информированию сотрудников снижает процент неопределенности, вероятность возникновения сплетен, культивирования негатива, повышает лояльность сотрудников и авторитет руководителя и компании в целом.
Проведение онлайн-тренингов и вебинаров. Работая в дистанционном режиме, не стоит забывать о развитии сотрудников. Зачастую, в процессе работы в режиме офлайн тема обучения и повышения квалификации откладывалась в «нижний ящик». Само обучение часто было сокращенным, поскольку всегда находились важные и срочные задачи, требовавшие немедленного решения. В период пандемии у большинства людей появилось много свободного времени, которое работодатель мог использовать в созидательных целях, направив его на развитие сотрудников. В мире существует множество методов и платформ для онлайн-обучения. Одни компании предоставляют для своих сотрудников доступ к сторонним обучающим онлайн-платформам, другие организовывают интерактивные онлайн-тренинги, третьи — самостоятельно записывают на тематические вебинары. Многие крупные организации привлекают сторонние компании для повышения квалификации сотрудников.
Неформальные встречи. В период пандемии не только работа, но и досуг перешел в онлайн-формат. В новой реальности у прогрессивной молодежи все большую популярность набирают онлайн-корпоративы, интерактивные игры, совместные занятия йогой и спортом. Данные мероприятия помогают поддерживать командный дух и физическую форму в относительном балансе.
Помощь потерявшим работу. Если в процессе реформации компания вынуждена прибегнуть к сокращению рабочих мест, важно предоставить сотрудникам возможность найти другую работу. Это может проявиться в помощи по составлению и размещению резюме, консультации, рекомендации от руководителя и другим направлениям.
Интересный факт
Ведущая мультиформатная компания розничной торговли X5 Retail Group на российском рынке предоставляла временное трудоустройство сотрудникам из сферы торговли одеждой, заключая с ними срочные контракты.
Онлайн-платформы. Опыт реализаций от ведущих компаний российского рынка
Хочется отдельно выделить онлайн-платформы. В режиме дистанционной работы они используются практически во всех рабочих процессах — для контроля рабочего времени, коммуникации, обмена файлами, обучения и реализации других процессов.
Некоторые компании использовали наиболее агрессивный способ контроля — специальное программное обеспечение, которое фиксирует действия удалённого работника. С помощью программ компания знала, работает ли сотрудник в течение установленного времени, какие сайты посещает, что именно делает в данный момент времени.
Источниками коммуникации между сотрудниками оставался привычный для нас офисный пакет: Outlook, Microsoft Teams, Zoom, Skype, но начали активнее использовать социальные сети: WhatsApp, Telegram, Viber, Discord, Slack. Для обмена файлами — «Google Диск», Box, Dropbox.
Статистика по работоспособности на дистанционной занятости
В целом люди, которые привыкли работать удаленно, часто вовсе не могут представить себе иной формат работы. По опросу, проведенному на российском рынке онлайн-платформой Webinar Group, более половины сотрудников малых предприятий заявили, что они предпочтут сокращение заработной платы возвращению в офис. Международный опыт показывает, что удалённые работники более продуктивны.
Например, крупнейшее в Китае туристическое агентство Ctrip провело исследование, которое показало, что эффективность работы сотрудников компании повысилась на 13% после их перехода на удалённый формат. В качестве ключевых причин были названы увеличение продолжительности рабочего дня, меньшее число перерывов и больничных, а также — более спокойная и комфортная рабочая обстановка.
Ситуация с пандемией показала эффективность частично-удаленного режима работы для многих компаний на российском рынке. Под частично-удаленным режимом подразумевается свободное посещение офиса при производственной необходимости. Некоторые продвинутые компании на российском рынке уже перешли на частично-удаленную работу на постоянной основе.
Юлия Мальцева
HR бизнес-партнер, эксперт в области подбора и адаптации персонала
Согласно недавнему опросу, проведенному Исследовательским центром портала SuperJob.ru, 32% работодателей из Москвы, несмотря на отмену мэром столицы Сергеем Собяниным требования о переводе 30% персонала на «удаленку», оставят работать дистанционно всех удаленных сотрудников. Еще 34% вернут в офисы лишь часть работников.
Мария Васильева
HR бизнес-партнер, эксперт в области подбора и адаптации персонала
Подведем итог
Среди москвичей, переведенных на дистанционную работу в пандемию, лишь 3 из 10 мечтают вновь ходить в офис, 52% хотят остаться на «удаленке» навсегда. Причем женщины чаще хотят продолжать работать в режиме хоум-офиса: 56% против 47% среди мужчин.
Выгоды для компании:
Среди москвичей, переведенных на дистанционную работу в пандемию, лишь 3 из 10 мечтают вновь ходить в офис, 52% хотят остаться на «удаленке» навсегда. Причем женщины чаще хотят продолжать работать в режиме хоум-офиса: 56% против 47% среди мужчин.
Выгоды для компании:
- экономия бюджета (зарплата, аренда помещения, расходные материалы);
- переход на электронный документооборот (бережем природу);
- возможность оптимизации рабочих процессов;
- технологический прогресс.
- «быть свободным»;
- самоконтроль;
- самостоятельность;
- эффективное использование рабочего времени.
Авторы: Юлия Мальцева и Мария Васильева, HR бизнес-партнеры, эксперты в области подбора и адаптации персонала, в том числе в крупных международных компаниях.